LE CONTRAT DE REMPLACEMENT
La rédaction d’un contrat de remplacement est une obligation du code de déontologie des médecins. Vous devez éditer 3 contrats : un pour le médecin remplacé, un pour le médecin remplaçant et un pour le CDOM du médecin remplacé.
1. LES DÉMARCHES DU MÉDECIN REMPLACÉ
Lorsque vous avez trouvé un médecin remplaçant pour assurer votre absence, vous devez lui présenter le fonctionnement de votre cabinet, pour lui assurer les meilleurs conditions de travail.
Avant le remplacement
Le CDOM vérifie que le remplaçant remplit les conditions requises.
– Si le remplaçant est thésé, le Conseil départemental donne un avis.
– Si le remplaçant est étudiant, le Conseil départemental autorise ou refuse le remplacement et en informe l’Agence Régionale de Santé (ARS).
Idéalement, le CDOM doit recevoir le contrat avant son commencement et doit adresser un courrier au médecin remplacé. Si le remplaçant est thésé ou si le remplacement est programmé dans l’urgence, il peut commencer sans attendre l’accord officiel, mais le médecin remplacé doit régulariser sa demande dans les plus brefs délais.
Pendant le remplacement
Le médecin remplacé doit cesser toute activité médicale libérale ou salariée, car cette pratique peut s’apparenter à un salariat déguisé. Dans l’intérêt des patients, des dérogations à ces règles peuvent être accordées par le CDOM lorsqu’il existe une carence ou une insuffisance de l’offre de soins.
Après le remplacement
Vous réceptionnez les transmissions de votre remplaçant et vérifiez sa comptabilité. Vous le réglez à hauteur de la rétrocession convenue et pourrez le déduire de votre déclaration fiscale et sociale. Notez que vous devez régler les honoraires perçus et à percevoir au remplaçant. Le montant des consultations et des astreintes effectuées durant le remplacement est à comptabiliser, même si le patient n’a pas réglé sa consultation ou a rempli une feuille de soins.
Les feuilles de soins rejetées par l’assurance maladie posent problème car le médecin remplaçant n’a généralement plus accès à la comptabilité du médecin installé après son remplacement et donc n’est pas informé. Si c’est un patient connu du cabinet, il est appréciable que le médecin installé édite une feuille de soin en mode dégradé. Si ce n’est pas le cas, il est conseillé de contacter votre remplaçant pour lui expliquer les raisons du rejet.
Enfin, vous devez éditer un certificat de rétrocession, à signer par vous-même et par le médecin remplaçant, afin :
– De justifier le montant de votre rétrocession à votre comptable.
– Que le médecin remplaçant conserve une preuve de ses bénéfices, qu’il pourra transmettre à son comptable ou à l’administration fiscale en cas de contrôle.
2. LES OBLIGATIONS DU MÉDECIN REMPLAÇANT
Le remplaçant exerce sous sa seule responsabilité, en lieu et place du médecin remplacé. Il doit signer ses ordonnances et autres documents pendant la durée du remplacement. Il relève de la juridiction disciplinaire et à donc l’obligation légale de souscrire une assurance garantissant sa responsabilité civile. Il doit également s’affilier à la CPAM, à l’URSSAF (s’il remplace plus de 7 jours dans l’année) et à la CARMF (s’il est thésé).
Durant son remplacement, il doit prendre soin du cabinet qui lui est prêté et des patients qu’il est amené à consulter.
Le médecin remplaçant tient sa comptabilité à jour et déclare le montant rétrocédé par le médecin installé sur sa déclaration fiscale et sociale. Il doit tenir un journal des recettes encaissées par les patients tout au long de sa période de remplacement en indiquant la date, le nom du patient, la somme perçue et le mode de règlement (ventilation des montants par type de paiement). À la fin du remplacement, il doit remettre au médecin remplacé un exemplaire de ce journal.
Etablir un contrat de remplacement est indispensable pour se prémunir de tout conflit qui pourrait se produire entre le médecin installé et le médecin remplaçant. Ce document vous sera demandé pour calculer vos indemnités journalières en cas d’arrêt de travail.
3. LES SIGNATAIRES
Le contrat doit indiquer, les nom, prénom et adresse du remplaçant et du médecin installé, ainsi que la période du remplacement. Le document doit préciser le statut du remplaçant (étudiant en médecine ou médecin inscrit au tableau). Enfin, le numéro RPPS ou ADELI y est spécifié.
Le contrat énonce comment pourraient être traités les litiges ultérieurs portant sur le remplacement, les honoraires et la possibilité d’installation du remplaçant.
Le contrat de remplacement communiqué au conseil départemental doit être signé par les deux intéressés.
Vous pouvez remplacer plusieurs médecins au cours de la même période, mais les horaires ne doivent pas se chevaucher. Si le remplaçant est étudiant en médecine, le contrat ne doit pas durer plus de 3 mois, mais il peut-être renouvelable.
4. INFORMATIONS AUPRÈS DES PATIENTS
Les patients doivent être avertis de la présence d’un remplaçant lors d’une prise de rendez-vous pour une consultation ou pour une visite à domicile. Pour éviter de freiner ses patients à consulter, le médecin doit leur expliquer, que le remplaçant est qualifié et portera un regard neuf sur leur état de santé. Enfin, le lieu d’exercice ne peut être modifié par le médecin remplaçant.
5. MONTANT DE LA RÉTROCESSION
Le contrat de remplacement fixe les modalités de paiement du médecin remplaçant. Aucune règle, hormis celle de l’offre et de la demande, n’établit la valeur de la rétrocession pour le remplacement.
Si la rétrocession avoisinait les 50% avant les années 1990, elle se situe davantage aujourd’hui entre 70 et 80%, et peut même atteindre 100%.
A l’exclusion de la permanence des soins, qui reste un cas particulier, plusieurs paramètres peuvent être pris en compte, pour établir le pourcentage de rétrocession d’un remplacement occasionnel ou régulier en cabinet :
En faveur d’une augmentation de rétrocession :
– Remplaçant thésé
– Remplacement de dernière minute
– Semaine incomplète (ex : seulement 2 jours sur une semaine)
– Nombre de consultations inférieur à 80 par semaine
– Secteur de désertification médicale
– Période de vacances scolaires
– Pas de place de parking
– Plus de 30 minutes de route entre le domicile et le cabinet
En faveur d’une baisse de rétrocession :
– Remplaçant étudiant
– Remplacement d’une durée supérieure à un mois
– Secrétariat médical sur place
– Charges du cabinet supérieures à 2000 euros par mois
– Prêt d’un logement au remplaçant
Gardes et astreintes :
Les gardes sont habituellement rétrocédées à 100%, sauf pour SOS médecins ou 24/24h qui peuvent proposer 80-90% pour des journées en semaine ou des week-ends fortement fréquentés. Lorsque vous remplacez un médecin sur une astreinte, vous pouvez demander la totalité du montant de l’astreinte qui est généralement rémunérée 50€ par période de 4h (soit 150€ pour une astreinte de 20h à 8h le lendemain). Les astreintes de week-end peuvent attendre 600€, voire plus dans certaines régions sous dotées.
Ces critères sont à prendre en compte dans leur globalité. N’hésitez pas à en parler ouvertement avant de signer le contrat car l’objectif est de trouver une entente amiable.
Notez que certains remplaçants exigent d’être réglés sur une base minimale de 10 consultations par jour et le stipulent sur leur contrat.
Sachez aussi qu’il est possible de modifier la rétrocession au décours d’un remplacement (Ex : Si le nombre de consultations est inférieur au prévisionnel, le médecin installé peut augmenter la rétrocession afin de dédommager son remplaçant).
Il arrive aussi que des médecins installés proposent d’emblée une rétrocession de 100% dans l’optique de faire revenir leur remplaçant régulièrement au cours de l’année. L’idéal est de trouver un accord juste, entre confrères.
6. RESTICTIONS À L’INSTALLATION
L’article 8 du contrat de remplacement type du conseil de l’ordre, limite les possibilités d’installation d’un médecin ou d’un étudiant qui a remplacé son confrère pendant trois mois, consécutifs ou non. Le médecin peut définir un périmètre précis (ex 5km) ou laisser une formule plus générale. Si tel est le cas, le médecin remplaçant ne peut pas s’installer pendant deux ans, dans un cabinet qui entre en concurrence directe avec le médecin remplacé ou avec les médecins qui exercent en association avec ce dernier.
Trois possibilités s’offrent à vous pour éviter ce type de restriction :
– Ne pas remplacer plus de 3 mois un médecin (90 jours effectifs)
– Retirer l’article 8 du contrat
– Obtenir un accord signé du médecin installé et de ses associés, qui autorise à vous installer près de chez eux. Cette attestation doit être adressée au conseil départemental.
À défaut d’accord entre les intéressés, le CDOM peut refuser votre installation et vous devrez attendre deux ans après votre dernier remplacement pour retrouver votre liberté d’installation envers ces médecins.
6. CONCILIATION ET ARBITRAGE
Le CDOM recueille tout litige qui advient pendant ou après le remplacement. Il juge de son importance et tente d’apaiser les relations entre les deux parties. Quand la conciliation est impossible ou que la déontologie médicale est trop gravement atteinte, le litige est alors confié au tribunal.
Il est rare que les litiges en lien avec un remplacement se règlent aux tribunaux, néanmoins, il est essentiel de formaliser le cadre juridique en signant un contrat en bonne et due forme.