DÉDUISEZ VOS FRAIS
En tant que libéral, vous allez effectuer des dépenses pour vos frais professionnels. Si vous êtes en déclaration simplifiée (= micro-BNC), vous ne pourrez déduire aucun frais. Si vous êtes en déclaration contrôlée (= déclaration réelle), vous pourrez déduire vos frais. Les dépenses que vous effectuez pour votre activité professionnelle devront être mentionnées lors de votre déclaration d’imposition, sur la 2035 dans votre espace professionnel du site des impôts. Cet imprimé, détaillant recettes et dépenses, est en général à réaliser par un expert comptable. N’oubliez pas d’adhérer à un Centre de Gestion Agréé pour éviter une majoration de votre bénéfice de 25%. Il n’est pas nécessaire de joindre vos justificatifs, mais vous devez les conserver trois ans en cas de contrôle.
Voici la liste des frais que nous pouvons justifier concernant notre activité.
1. DÉPLACEMENTS
Deux choix distincts s’offrent à vous pour déduire votre kilométrage. Soit vous déterminez vos frais de déplacements professionnels en conservant l’ensemble des factures associées, soit vous calculez l’indemnité kilométrique grâce au barème fixé par les impôts.
Au réel
Suivant le mode de détention du véhicule (propriétaire, locataire, utilisation à titre gratuit…) et la situation du véhicule au regard de l’actif professionnel (inscription ou non sur le registre des immobilisations), certaines charges liées à vos déplacements peuvent être déduites.
Vous pouvez porter en déduction les dépenses suivantes pour votre usage professionnel :
– Frais de carburant (Pour les véhicules électriques, la location de la batterie et les frais liés à la recharge de la batterie (électricité) sont pris en compte au titre des frais de carburant).
– Entretien et réparation.
– Primes d’assurance
– Les loyers de crédit-bail ou de location
– Les intérêts d’emprunts si le véhicule est inscrit à l’actif
– Carte grise
– Frais de stationnement, péages
Les frais déductibles sous forme d’amortissement :
– Le prix d’acquisition du véhicule
– Les frais d’équipements et d’accessoires
– Les frais de mise à disposition et de transport
La durée de l’amortissement est de 5 ans maximum pour un véhicule neuf et sur la durée probable d’utilisation pour un véhicule d’occasion. Le plafond d’amortissement varie en fonction de la date de mise en circulation figurant sur la carte grise et du taux d’émission de CO2 par kilomètre. En location, la partie du loyer non déductible vous est, en général, indiquée par la société de crédit-bail. Enfin, les contraventions et cotisations versées à des clubs d’automobilistes ne sont pas déductibles.
Au barème kilométrique
Le service des impôts fournit un barème kilométrique applicable selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus, permettant de déterminer le coût de vos trajets professionnels et les déduire de votre revenu annuel. Ce barème change chaque année. Cette option peut être envisagée :
– Si vous êtes propriétaire
– Si vous êtes locataire dans le cadre d’un contrat de location d’une durée supérieure à trois mois
– Si vous êtes en crédit-bail à condition que les loyers ne soient pas portés en déduction.
Le barème kilométrique pour 2021 est le suivant :
Contrairement à un salarié qui devrait pouvoir sans justification pratiquer une déduction à hauteur maximale de 40km entre le domicile et le lieu d’exercice (soit 80km déductibles par jour travaillé), vous n’avez aucune limitation dans vos frais de déplacement du moment qu’ils peuvent être justifiés et qu’ils sont engagés dans un cadre professionnel.
Si le véhicule n’est pas à vous et vous est prêté gratuitement, vous devez pouvoir justifier que vous prenez effectivement en charge votre part de frais pour utiliser ce barème. Pour les véhicules électriques, la location de la batterie et les frais liés à sa recharge sont inclus dans le barème.
2. REPAS
L’administration fiscale vous autorise à déduire les repas dans une certaine mesure. Elle considère que le prix d’un repas, pris à titre personnel, équivaut à 4,95 € et ne peut dépasser 19,10 € (pour 2021). Pour obtenir une déduction en tant que libéral, vous devez pouvoir justifier :
– Que votre lieu de travail est éloigné de votre domicile
– Qu’il ne s’agit pas de dépenses pour convenances personnelles (les frais de l’époux ou du partenaire de Pacs sont exclus)
– Qu’ils ont été réglés (pièce justificative)
Notez que vous devez conserver à la fois la facture et si possible la preuve de paiement (ticket de carte).
Vous ne pouvez pas déduire 4,95 € de frais de repas par jour travaillé si vous ne justifiez pas d’une facture. Si votre repas quotidien excède 19,10 €, vous ne pourrez déduire que 14,15 € de frais de repas par jour travaillé. En dessous d’un montant de 4,95 €, vous ne pouvez théoriquement rien déduire, puisque pour le fisc, ce tarif équivaut à manger chez soit. Si vous mangez chez vous ou un plat préparé, aucun frais n’est déductible.
Voici des exemples simples :
– Vous mangez un sandwich à 3,5 € : théoriquement, rien n’est déductible car vous ne dépassez pas 4,95 €. Cependant, s’il s’agit d’une dépense ponctuelle, justifiée par le manque de temps pour se restaurer, vous pourrez passer la somme globale en déduction. Bien évidemment ces montants pour déduire vos repas ne doivent pas être fréquents.
– Vous mangez au restaurant pour 15 € : la déduction est de 15 – 4,95 € = 10,05 €, la différence étant à considérer comme une dépense personnelle.
– Vous mangez seul au restaurant pour 45 € : la déduction est de 19,10 – 4,95 € = 14,15 €, la différence étant à considérer comme une dépense personnelle.
Les frais de repas d’affaire présentent un avantage important par rapport aux frais de repas. Cette fois, le montant total est intégralement déductible, sans le plafond et le plancher des frais de repas.
– Vous mangez seul au restaurant pour 45 € lors d’un séminaire ou d’un congrès : la déduction est de 45 €.
– Vous invitez deux personnes dans le cadre d’un repas professionnel pour 155 € : la déduction est de 155 €.
Vous pouvez inviter des confrères ou des collègues paramédicaux au restaurant, par exemple dans le cadre d’une réunion de travail. Pensez à faire établir une note ou une facture à votre nom et à indiquer la raison de l’invitation et le nom des convives que vous avez invités.
Attention néanmoins, car si vous présentez trop de factures au montant élevé, le fisc pourrait vous demander des explications, surtout si les sommes représentent une part importante de vos recettes. Il
faudra donc toujours être cohérent et engager des dépenses en rapport avec ses recettes.
3. CABINET
En tant que remplaçant, vous avez en majorité choisi votre adresse personnelle comme adresse professionnelle. Vous ne pouvez pas déduire une partie de votre loyer, de votre crédit ou de votre taxe foncière. Pour autant, si une pièce peut être affectée à votre activité professionnelle, ne serait-ce que pour réaliser votre comptabilité et gérer votre administratif, vous avez la faculté de déduire une quote-part d’eau, de chauffage et d’électricité.
Exemple : vous disposez d’un 3 pièces dont une pièce qui vous sert de bureau. Vous pourrez donc déduire un tiers des dépenses citées. A défaut, vous pouvez également estimer votre quote-part d’utilisation professionnelle en fonction des mètres carrés alloués.
Si vous disposez d’une ligne téléphonique fixe avec fibre ou ADSL, vous pourrez également déduire une quote-part d’utilisation professionnelle, au prorata du pourcentage d’utilisation. Si vous ne disposez que d’une ligne mobile, cette dernière est réputée également comme étant professionnelle, au prorata du nombre de jours travaillés.
Exemple : vous travaillez 5 jours sur 7, vos dépenses de mobile sont déductibles à concurrence de 5/7ème.
Si vous disposez d’une ligne fixe et d’une ligne mobile, la ligne mobile est à considérer comme totalement professionnelle.
Si vous avez effectivement la possibilité d’avoir un bureau à votre domicile, vous pourrez également déduire le mobilier (chaise, bureau, armoire, lampe), un ordinateur, une imprimante et différents consommables de bureau (papier, stylo, classeur, agrafeuses…) justifiés pour l’administratif de votre activité libérale.
N’oubliez pas que si votre activité est déclarée à votre domicile, vous serez également passible de la Contribution Foncière des Entreprises (CFE), qui sera intégralement déduite de vos recettes. La CFE s’applique en fonction de votre activité. Si vous remplacez moins de 2 mois par an, vous pouvez demander une exonération. Au contraire, si votre activité est plus importante, vous devrez payer la CFE dès la seconde année de remplacement, sachant que la première est exonérée.
Concernant les taxes, notre activité de soins n’est pas soumise à la TVA. Seules nos confrères qui pratiquent des expertises médicales et des actes esthétiques payent la TVA. Enfin, un médecin qui emploie une secrétaire est assujetti à la taxe sur les salaires. Le remplaçant qui bénéficie des services de la secrétaire pendant son remplacement, n’a pas à régler cette taxe.
Quand vous serez installés en libéral, vous pourrez déduire :
– votre loyer ou les frais d’acquisition du cabinet
– votre place de stationnement
– votre abonnement de parking ou un garage
– les charges locatives ou de copropriété
– votre taxe foncière (si précisé dans le bail)
– vos ordures ménagères
– votre assurance multirisque
– votre plaque professionnelle
– vos salariés
– votre femme de ménage
– vos travaux
– votre mobilier
– votre installation informatique
– votre taxe foncière (vérifier que cela est précisé dans votre bail),
– votre taxe d’habitation,
– vos charges de copropriété,
– vos dépenses courantes : chauffage, électricité, ramonage, frais de nettoyage,
produits d’entretien, etc….
– les intérêts d’emprunt si vous faites des travaux, etc….
4. FONCTIONNEMENT
Pour travailler en tant que remplaçant, vous avez besoin de réserver un bureau à votre domicile afin de classer votre comptabilité, vos assurances, vos dossiers de formation, tenir à jour vos dossiers administratifs et stocker votre matériel médical.
Tout comme un médecin installé, vous avez besoin de meubles (bureau, fauteuil, étagères…), de matériel informatique (ordinateur, téléphone portable, logiciel, imprimante…), de fournitures (stylos, classeurs, agrafeuse…), et d’outils médicaux (tensiomètre, abaisse langue, thermomètre, otoscope, saturomètre…).
Dans la mesure où le prix unitaire de chaque objet est inférieur à 500€ HT, vous pouvez l’intégrer dans vos frais réels. Si le prix de l’objet dépasse 500 € HT, il faut alors amortir le montant sur plusieurs années.
Exemple (en HT): Vous achetez un ordinateur à 900€, une imprimante à 100 €, 200 € de fournitures et un bureau à 400 €. Vous pouvez déduire tous les achats sauf l’ordinateur (supérieur à 500 €) que vous pouvez amortir sur 3 ans. Le calcul des frais réels sera : 900/3 + 100 + 200 + 400 = 1 000 €.
Si l’usage de ces outils n’est pas exclusif à votre activité (par exemple vous utilisez l’ordinateur à 50% pour le travail et 50% pour le perso), il faut alors déduire le prorata réservé au travail professionnel seulement (soit 50% du prix de l’ordinateur ici). Cette dernière règle est théorique car personne ne viendra vérifier. Par contre, vous devez conserver chaque facture et tout justificatif en cas de contrôle. Comme dans les exemples précédents, partez du principe d’une utilisation professionnelle au prorata du nombre hebdomadaire de jours travaillés.
5. DÉMÉNAGEMENT
Lorsqu’un nouvel emploi ou une mutation professionnelle vous oblige à déménager, vous pouvez inclure le montant dans vos frais. En tant que remplaçants, la justification est simple.
Par ailleurs, le barème kilométrique vous permet de calculer le montant à déduire. Il faut conserver la facture si vous faites appel à une société. Enfin, il est interdit de déduire les frais d’équipements de la nouvelle maison.
6. FORMATION
Le fisc considère que vous pouvez déduire vos frais de formation dès lors que celle-ci vous permet d’améliorer votre pratique professionnelle. Vous pourrez par exemple déduire vos frais :
– Si vous effectuez un DESC ou un DIU. Vos frais d’inscription, de déplacements, d’hôtel et de repas seront concernés.
– Si vous imprimez votre thèse.
– Si vous participez à une formation médicale en présentiel à distance de votre domicile.
Les frais pour un apprentissage sans lien avec votre pratique médicale, mais en lien avec votre exercice libéral sont déductibles. Par exemple, si vous justifiez que votre patientèle comprend des anglophones, vous pouvez déduire les frais d’une formation d’anglais médical ou de langue anglaise. Des thématiques sur la protection sociale, la prise de parole en public, la gestion du stress, l’outil informatique, les réseaux sociaux, la création d’un site internet… sont autant de formations déductibles de votre activité professionnelle.
Informations à ne pas négliger, vous aurez la possibilité de faire prendre en charge une partie de vos formations FAF-PM. Selon la thématique, vous serez éligible au crédit d’impôt formation du dirigeant plafonné à 410 euros en 2021, crédit que vous porterez directement sur votre déclaration 2042C pro dans la case 8WD. Notez que les formations des AGA sont en majorité éligibles à cette réduction d’impôts.
7. RECHERCHE D’EMPLOI
Les frais de recherche d’emploi suivent le même principe que les frais de formation. Toutes les dépenses que vous effectuez pour trouver un poste ou un remplacement peuvent être décomptées dans vos frais réels. Il peut s’agir de l’impression de CV, de lettres de motivations ou de cartes de visite par exemple. Vos déplacements pour visiter un cabinet médical sont aussi concernés. Lorsque vous allez à proximité, vous pourrez aisément le justifier. Par contre si le cabinet est situé à distance, à plus de 40km de votre domicile, prenez la précaution de signer un certificat auprès du médecin que vous avez rencontré.
Si vous trouvez un remplacement qui nécessite de vous loger, car éloigné de votre domicile, vous pouvez déduire vos dépenses en lien avec votre déplacement. Les frais de location d’un logement, hébergement
hôtelier, AirBNB, billet de train, d’avion, location de véhicule sur place…
sont entièrement déductibles, à l’instar des frais que vous auriez engagés dans
la cadre d’un congrès.
8. PRESSING
L’achat de vos blouses blanches ou de votre robe de thèse peut être pris en compte dans la déduction de vos frais. Vous avez aussi le droit de comptabiliser le coût de l’entretien et d’un blanchissage hebdomadaire, même si vous nettoyez vos blouses à domicile. Vous pouvez donc déduire une somme forfaitaire annuelle, en fonction du tarif moyen pratiqué dans les pressings près de votre cabinet ou de votre domicile, sans fournir de facture. Par contre, il n’est pas possible de déduire l’achat des vêtements, des chaussures, du maquillage, la prestation du coiffeur, etc…
9. URSSAF ET CARMF
Les dépenses que vous réglez pour vos cotisations sociales, votre prévoyance et votre retraite sont à décompter de votre chiffre d’affaire. Les deux premières années, elles sont calculées sur un bénéfice estimé relativement bas, qui ne reflète pas la réalité. Il faudra pour autant conserver dans sa trésorerie de quoi faire face aux régularisations de cotisations qui interviendront l’année suivante, à compter du mois d’août.
Sachez que la première année d’exercice, vous êtes éligible à l’ACRE (Aide aux créateurs ou repreneurs d’entreprises) si vous optez pour le régime réel d’imposition. L’ACRE consiste en une réduction de 50 % de vos charges d’URSSAF et de CARMF. L’ACRE permet une exonération de cotisations maladie, maternité,
invalidité, décès, veuvage, vieillesse et allocations familiales, lorsque le revenu est inférieur ou égal à 30852 €.
Si vous choisissez le régime du micro-BNC, cette aide n’est accessible que sous certaines conditions. Parallèlement, quel que soit le montant de vos dépenses réelles, vous êtes imposé sur 66% de vos honoraires, puisqu’au micro, le fisc considère un forfait global de charges (incluant vos cotisations sociales) de 34% de vos recettes. Par exemple, si vous encaissez 30 000 € d’honoraires, vous ne pourrez déduire que 10 200 € de dépenses forfaitaires (dépenses dans lesquel sont incluses vos cotisations de 13,30%) et votre base imposable sera de 19 800 €. Concernant vos cotisations sociales, ces dernières sont calculées sur vos recettes, alors qu’au réel elles sont calculées sur un bénéfice (= recettes moins dépenses).
Il est donc important de faire des simulations et ne pas imaginer que dès lors que vos recettes sont inférieures à 72 600 €, le micro-BNC est de facto le plus intéressant.
Enfin n’oubliez pas que les sommes versées dans le cadre de la constitution d’une bonne mutuelle et d’une prévoyance (complément IJSS, maintien de revenus, complément retraite, PER, PEE) sont intégralement déductibles dans le cadre d’une activité au réel (Déclaration contrôlée).
10. AUTRES FRAIS DÉDUCTIBLES
Les dépenses suivantes sont déductibles :
– Les cotisations syndicales
– Les missions rémunérées ou non, comme vos missions humanitaires par exemple. Si vous recevez des défraiements ou si vos dépenses sont remboursées par celui qui vous emploie dans le cadre de la mission, vous ne pouvez pas les déduire de vos frais.
– Les déplacements en congrès et séminaires (hôtel, kilomètre, repas…)
– Les frais de procès
– Si vous êtes en astreinte ou de garde de nuit, vous avez droit à plusieurs repas et plusieurs allers-retours par jour
– Les frais de documentation (revues, journaux…)